La questione delle spese di trasferta e dei rimborsi ai dipendenti è in questo periodo un argomento gettonatissimo, complici le modifiche proposte dal Disegno di Legge di Bilancio 2025 che, se confermate, avranno un impatto rilevante per aziende e dipendenti.
Con l’entrata in vigore delle nuove regole, i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto – se effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea come taxi e NCC – saranno esenti da tassazione solo se pagati con strumenti tracciabili, quali carte di credito, bonifici o app di pagamento.
Solo i rimborsi chilometrici non dovrebbero essere influenzati da queste regole, dato che continuano a essere calcolati secondo criteri standardizzati, come le tabelle ACI.
Un aspetto di particolare rilievo riguarda le implicazioni fiscali di questa stretta.
Le spese sostenute senza mezzi di pagamento tracciabili rischiano di diventare indeducibili per le imprese, creando un effetto domino: da un lato, i dipendenti vedranno tassati i rimborsi ricevuti in busta paga, mentre dall’altro lato le imprese non potranno dedurre tali spese dal proprio reddito imponibile.
Un’altra novità importante riguarda le trasferte effettuate all’interno del comune di lavoro. Il recente Decreto IRPEF-IRES stabilisce che dal 2025, per il rimborso delle spese di trasporto non sarà più necessaria una documentazione proveniente dal vettore, purché le spese siano comunque comprovate dal dipendente, riducendo gli oneri amministrativi e semplificando la gestione delle trasferte comunali.
Ma c’è da dire che, nonostante l’intento di incentivare la tracciabilità e la trasparenza fiscale, le modifiche proposte stanno sollevando diverse criticità operative.
Infatti, le aziende saranno chiamate a rivedere le proprie travel policy, adattandole a regole più stringenti in tempi molto rapidi. La mancanza di un regime transitorio rischia di creare disagi importanti, soprattutto per quelle realtà che gestiscono elevati volumi di trasferte e note spese.
Come già anticipato in un nostro precedente intervento (LOTTA ALL’EVASIONE: SPESE DI TRASFERTA TRACCIABILI DAL 2025), tracciabilità e compliance fiscale sono centrali per l’Esecutivo e il ddl Bilancio 2025 ne è un esempio evidente e, quasi certamente, considerato anche l’impatto che potrebbe avere tale misura in termini di gettito, come evidenziato nella relazione di accompagnamento, non ci saranno ripensamenti.
Si badi bene che, per assicurare una transizione efficace e ridurre gli impatti negativi, non si potrà prescindere da linee guida chiare e, possibilmente, da un periodo transitorio che consenta alle aziende di strutturarsi.
Autore: Luigi Romano